Dijital dönüşüm çağında, işletmelerin daha çevik, verimli ve sürdürülebilir olmaları için süreçlerini dijital ortama taşıması kaçınılmaz hale geldi. İş akışı (workflow) ve İş Süreçleri Yönetimi (BPM – Business Process Management) çözümleri, kurumların operasyonlarını standardize etmelerini, izlenebilir hale getirmelerini ve sürekli iyileştirmeler yapmalarını sağlar.
Peki bir BPM ya da iş akışı çözümü seçerken nelere dikkat etmek gerekir?
Her kurumun süreç yapısı farklıdır. Bu nedenle, tercih edilecek BPM çözümünün kurumunuzun ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir olması önemlidir. Basit onay süreçlerinden karmaşık süreç ağlarına kadar, tüm senaryoları destekleyen esnek bir yapı sunmalıdır.
BPM platformunun teknik olmayan kullanıcılar tarafından da rahatlıkla kullanılabilmesi büyük avantaj sağlar. Sürükle-bırak ile süreç tasarımı, görsel form oluşturucular ve kullanıcı dostu arayüz, projelerin daha hızlı hayata geçirilmesini sağlar.
BPM sisteminizin ERP, CRM, muhasebe, insan kaynakları gibi diğer kurumsal uygulamalarla kolayca entegre olabilmesi gerekir. API desteği ve web servislerle entegre çalışan sistemler, uçtan uca dijitalleşmenin anahtarıdır.
Uzaktan çalışma modellerinin yaygınlaştığı günümüzde, süreçlere her yerden erişebilmek büyük önem taşır. Mobil uyumluluk ve tarayıcı tabanlı erişim, çalışanların hızla süreçlere dahil olmasını sağlar.
İyi bir BPM çözümü, süreçlerinizi sadece yürütmekle kalmaz; aynı zamanda analiz etmenizi ve iyileştirmenizi de sağlar. KPI takipleri, SLA izleme, darboğaz analizi ve özelleştirilebilir raporlar, karar alma süreçlerinizi destekler.
Rol bazlı erişim kontrolleri, işlem geçmişi kayıtları (audit log) ve veri güvenliği gibi konular, özellikle kurumsal yapılarda kritik öneme sahiptir. Süreçlerde sadece yetkili kişilerin işlem yapması, denetim açısından da fayda sağlar.
Dinamik form yapıları, belge ekleme, versiyonlama ve dijital arşivleme gibi fonksiyonlar, süreçlerin etkin bir şekilde yürütülmesine katkı sunar. Özellikle kalite yönetimi, satın alma ve İK süreçlerinde vazgeçilmezdir.
Kurumun BT stratejisine göre çözümün bulutta mı yoksa kurum içi sunucularda mı çalışacağına karar verilmelidir. Her iki modelin de avantajları ve dikkat edilmesi gereken yönleri vardır.
BPM çözümleri genellikle kullanıcı bazlı, süreç bazlı ya da işlem sayısına göre lisanslanır. Bu nedenle, hem ilk yatırım maliyetleri hem de uzun vadeli lisans maliyetleri dikkatle değerlendirilmelidir.
Türkçe dil desteği, yerel iş ortağı ağı ve güçlü müşteri hizmetleri, BPM çözümlerinin başarılı uygulanmasında kritik rol oynar. Eğitim materyalleri ve kullanıcı topluluğu da sistemin adaptasyonunu kolaylaştırır.
Alfa Çözüm olarak, 15 yılı aşkın tecrübemizle iş süreçlerinizi analiz ediyor, ihtiyaçlarınıza uygun en iyi çözümleri sunuyoruz. eBA platformu başta olmak üzere süreç yönetimi, doküman yönetimi ve low-code uygulamalarla uçtan uca dijitalleşmenizi sağlıyoruz.
Kurumsal verimliliğinizi artırmak, süreçlerinizi optimize etmek ve dijital dönüşümde fark yaratmak için bizimle iletişime geçin